规章制度

西南大学仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同管理细则

发布时间: 2020-12-02 16:30:21 已阅读:

 

第一章  总则

第一条  为规范仪器设备、家具及其他物资、服务类(不含信息技术服务和工程服务,下同)采购合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《西南大学合同管理办法(试行)》(西校[2017]685 号)规定,结合仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同签订的工作实际,制定本细则。 

第二条  本细则所称仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同,是指学校与校外自然人、法人以及非法人组织等平等主体之间因采购仪器设备、家具及其他物资、提供服务项目而设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条  本细则所称合同管理,是指按照学校合同管理办法规定,对仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同的起草、审核与审查、签订、履行、补充与变更、解除与终止、纠纷预防与处理、履行后评估、档案保管等过程进行的监督、检查、考核等管理活动。

第四条  学校对外采购仪器设备(含维修维护)、家具及其他物资以及服务时,标的额达到5万元(含)以上时,应当依法订立书面合同,明确合同各方的权利义务。合同只能以“西南大学”的名义签订,一律不得以校内各单位或个人的名义签订合同。

通过网上竞价方式采购的国产仪器设备,以网上竞价成交协议书代替采购合同,不再签订仪器设备采购合同;需做外贸代理的进口仪器设备,在签订网上竞价成交协议书的基础上,还需补签进口仪器设备采购合同。

第二章  合同分类

第五条  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同分为重大合同和一般合同,对合同实行分类审核和签署。

(一)标的额在50万元以下的合同为一般合同。

(二)标的额在50万元(含)以上的合同为重大合同。

第三章  合同管理部门及职责

第六条  实验室建设与设备管理处是学校仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同的归口管理部门,负责对相关事务进行归口管理。其主要职责包括:

(一)制定仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同常用合同示范文本;

(二)对仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同是否符合国家和学校政策进行评估;

(三)根据学校合同管理办法规定对仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同进行审核;

(四)负责签订与外贸公司的外贸代理协议;

(五)负责仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同的年度统计和履行后综合评估工作;

(六)负责保管仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同及补充材料并及时归档;

(七)保管使用仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同的“西南大学合同专用章”。

 学校合同承办单位是代表学校履行合同的学校二级单位,也是合同管理的第一责任单位,其主要负责人为合同承办责任人。合同承办单位应指定专人作为合同承办人。

承办单位的合同管理职责是:

(一)负责选择合作方或者为选择合作方设计条件;

(二)开展资信调查、合同谈判;

(三)负责合同签订的必要性和可行性论证;

(四)负责合同文本草拟和送审;

(五)代表学校履行合同,监督合作方履行合同;

(六)负责合同补充、变更的谈判、论证和文本草拟;

(七)负责合同履行全过程管理,预防合同履行风险;

(八)牵头组织合同纠纷预防和合同纠纷处理;

(九)负责本单位承办合同的年度统计和履行后评估;

(十)根据学校相关要求将合同文本及资料提交业务、法律、审计等部门审查,涉及“三重一大”等事项的合同,须提交校长办公会或党委常委会审定。

  实验室建设与设备管理处依据国家相关规定,结合学校合同管理办法制定合同示范文本,经法律事务部合法性审查后,报校长办公室审核后实施。承办单位草拟合同时应当选用实验室建设与设备管理处拟定的合同示范文本,并根据实际情况进行修改和补充。

第九条  与仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同的起草、签订、履行、纠纷预防和处理、档案管理、监管等管理活动相关的学校二级单位,应根据承办单位或者实验室建设与设备管理处的请求或者校长办公室的协调,参加与其职能相关的合同管理工作,承担与其职能相应的合同管理责任。 

第四章  合同签订与变更

第十条  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同谈判、起草前,承办单位应对合作方进行资信调查,包括但不限于:

(一)合同合作方的主体资格、资质证明;

(二)合同合作方的履约能力和资信情况;

(三)合同合作方签约代表身份证明和签约资格证明;

(四)合同合作方的社会信用;

(五)与合同签订、履行相关的其它情况。

合同送审时,承办单位应将上述调查材料连同合同文本一并送审。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判。

第十  合同内容应包括法律法规规定的必要条款,包括但不限于采购项目明细,数量、质量要求,合同金额,履行期限,交货地点,验收方式,售后服务,违约责任,争议解决办法,供需双方相关信息等。

第十  合同文本起草完成后,合同承办单位的经办人和主要负责人应在合同送审表上签署意见,提交实验室建设与设备管理处审核。送审时,除提交合同文本外,承办单位还应报送以下相关材料:

(一)西南大学合同签订审批表;

(二)合作方的主体资格、资质、信用、履约能力资料;

(三)合同审核部门认为需要提交的其它资料。

第十三条  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同实行分类分级审核制度。

一般合同由实验室建设与设备管理处负责审定。

重大合同经实验室建设与设备管理处审核后,由分管校领导审定。

根据国家法律政策或者学校规定,合同签订需要经过其它审批或者决策程序的,应当按照规定办理。

第十  实验室建设与设备管理处应就以下方面对合同文本进行审核:

(一)合同缔约主体是否合格;

(二)合同交易是否真实、可行;

(三)合同缔结是否符合法律规定的程序;

(四)合同内容是否违反国家法律政策和学校政策;

(五)合作权利义务配置是否最大限度地维护了学校利益;

(六)合同必要条款是否完备;

(七)合同文本是否规范;

(八)合同送审的相关材料是否齐备;

(九)与其合同管理职责相关的其它审核事项。

第十五条  涉及学校重大利益的仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同或者承办单位、实验室建设与设备管理处认为应进行合法性和法律风险审查的合同,承办单位应将合同文本及相关材料送法律事务部审查。

第十   承办单位待“西南大学合同审批表”完成分类分级审核审查后,连同合同文本,依照本办法提请相应人员签署合同。

第十  合同实行分类分级签署,校长可以签署学校所有合同,也可由校长书面授权承办单位主要负责人签署合同。被授权人不得超越授权范围签署合同,也不得将被授予的权利转授第三人。

第十八条  合同送印前,须通过校园办公平台“合同报备流程”履行合同编号和报备手续,将合同名称、合同当事人、合同类型、合同金额、生效日期、终止日期、签字人、授权人等信息进行备案。

十九  合同履行中出现违约、补充、变更和解除等情况的,补充协议、变更协议、解除协议等需要用印的,依照上述流程进行编号、报备和用印。补充、变更的合同视同新合同,需要重新履行相应的合同管理程序。

第二十条  合同须报经国家有关主管部门批准或者备案的,承办单位应当履行相应的报批或者备案手续。

 第五章  合同履行与评估

第二十   仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同生效后,承办单位应当代表学校,遵循诚实信用原则,全面履行合同义务,及时、审慎接受合同权利,督促合作方全面、及时履行合同。

第二十   实验室建设与设备管理处对合同履行进行全过程监督,对合同履行提供指导,督促承办单位依法、全面、及时履行合同。

二十三  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同履行完毕后,承办单位应当及时向实验室建设与设备管理处报告合同履行情况及款项收付情况。实验室建设与设备管理处应当对合同履行效益、合同风险防范等进行评估。 

第六章  合同纠纷预防与处理

二十四  承办单位是合同纠纷预防的第一责任主体,应负责合同履行的全过程风险管控,校长办公室、法律事务部和实验室建设与设备管理处应在各自职责范围内对仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同风险进行管控。

二十五  合同履行过程中出现下列情况的,承办单位应及时告知实验室建设与设备管理处。实验室建设与设备管理处及时向分管校领导汇报,并尽快组织有法律事务部参加的合同纠纷预防协调会议;同时可以与合作方先行协商,并保存协商的往来函件、会议记录、电话录音等证据。

(一)合同显失公平或者内容有重大问题,可能严重影响学校利益的;

(二)合作方有欺诈行为,损害学校利益的;

(三)合作方经营情况严重恶化、丧失商业信誉、丧失或者可能丧失履约能力的;

(四)合作方可能出现被撤销、吊销或者合并等导致其主体资格消失或者重大变化的;

(五)学校或者合作方发生延迟履行合同主要义务、不履行或者不完全履行合同主要义务等违约行为的;

(六)合作方未履行合同主要义务,要求解除合同的;

(七)发生其它导致合同不能履行、合同目的不能实现或者其它可能损害学校利益的情况。

第七章  合同档案管理

二十六  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同参与单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密和学校内部信息。

二十七  实验室建设与设备管理处定期整理仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同档案,根据学校档案管理要求,及时将合同档案移交学校档案馆保管。

合同承办单位移交的合同档案材料应包含以下材料:

(一)合同文本以及初审稿;

(二)合作方资质、资信证明材料;

(三)补充协议、变更协议、解除协议及其情况说明;

(四)《西南大学合同审批表》及书面审批意见、会议纪要、合同补充、修改、变更报告;

(五)向国家有关主管部门报送审核、批准或者备案的材料;

(六)合同履行进度表及合同履行过程中形成的报告、会议记录、书面签证、往来信函、通知、电话记录、传真等材料;

(七)合同起草到终止或者合同解除期间的其它与合同有关的文书、材料、资料。

发生合同仲裁、诉讼纠纷的,由代理学校出庭的部门按照国家和学校档案管理要求,将仲裁、诉讼材料整理后移交学校档案管理部门管理。

第八章  合同管理责任

二十八  仪器设备、家具及其他物资、服务类采购合同管理部门、合同经办人和负责人,违反国家法律法规、学校制度和本细则规定,破坏合同管理秩序,或者在合同管理中因故意、重大过失给学校造成损失,应承担相应的法律和纪律责任。

二十九  有下列情形之一的,学校将视情节轻重,依据国家法律法规和学校制度追究相关单位经办人、负责人的法律责任和纪律责任;构成犯罪的,移交司法机关处理:

(一)未经授权、超越代理权限或者滥用代理权擅自对外签订合同的;

(二)应当订立书面合同而未订立,致使学校利益遭受重大损失的;

(三)在谈判、签订、履行合同中失职、渎职、滥用职权,或者未按照本办法规定处理,致使学校利益遭受重大损失的;

(四)与合作方串通,损害学校利益的;

(五)未签订合同前,擅自履行合同,给学校造成重大损失的;

(六)利用合同谋取私利,损害学校利益或者从事其它违法活动的;

(七)未及时处理合同纠纷或者擅自放弃学校权利,导致学校利益遭受重大损失的;

(八)在合同签订、履行过程中,有其它违反法律法规和学校制度的行为。

第九章    

第三十条  本细则自发布之日起执行。本细则由实验室建设与设备管理处负责解释。

                                                                                                                                                                                                                    验室建设与设备管理处 

 2020年9月30日